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20.02.2018

Veranstaltungsrückblick: Arbeitsforum Engagement und Digitalisierung - Digitale Organisationen und digitale Werkzeuge

Über 20 Mitarbeiter/innen aus Freiwilligenagenturen kamen am 8. Februar 2018 zum zweiten Arbeitsforum Engagement und Digitalisierung der bagfa nach Hannover zusammen, um sich gemeinsam ein Bild davon zu machen, für welche Prozesse und auf welche Weise digitale Werkzeuge im Alltag von Freiwilligenagenturen sinnvoll eingesetzt werden können.

Mit Anne-Sophie Pahl (youvo e.V.) und Miriam Schwartz (tatkräftig e.V.) waren zwei Referentinnen geladen, die von umfänglichen Erfahrungen mit der Nutzung digitaler Tools für verschiedene Arbeitsprozesse in ihren Organisationen berichten konnten. Ihre praktischen Beispiele aus dem Arbeitsalltag waren spannend und eine gute Basis für den anschließenden Austausch.

Den Anfang machte Anne-Sophie Pahl, zuständig für Kooperationen und Community bei youvo e.V., einem Verein, der über eine online-Plattform Kreative mit sozialen Organisationen zusammenbringt, die Unterstützung bei der Digitalisierung oder Öffentlichkeitsarbeit benötigen. Studierende und Professionelle aus dem Design-, Kommunikations- und Digitalbereich können auf www.youvo.org ihre Fähigkeiten einbringen. Gemeinnützige Organisationen, die z.B. ein neues Logo gestalten, einen Imagefilm produzieren oder ihre Website neu gestalten möchten, aber nicht über die finanziellen Mittel verfügen um diese Leistungen einzukaufen, können auf der Plattform wiederum ihren Unterstützungsgesuch als Projekte anlegen. Alle bei youvo angemeldete Kreative/r werden im zwei- Wochen-Rhythmus per Newsletter über neue offene Projekte  informiert und können sich bei Interesse direkt mit der jeweiligen Ansprechperson in Verbindung setzen und Unterstützung anbieten. Nur rund 30 % der engagierten Kreativen treffen sich im Verlauf ihres Engagements mit den Organisationen, für die sie sich einsetzen.

Digitales Engagement in der Großstadt mit Wirkung im ländlichen Raum?

Denn nicht nur das youvo-Team arbeitet dezentral in Berlin, Leipzig und Hannover zusammen an ihrem Projekt. Die Art des auf der Plattform vermittelten Engagements ermöglicht es eben auch in Großstädten lebenden Kreativen, ihre Fähigkeiten für die Arbeit gemeinnütziger Organisationen allerorts –auch in ländlichen Gegenden, einzusetzen. Wer für ein Studium oder eine Ausbildung im Kreativbereich in die Großstadt zieht, kann seine Fähigkeiten dennoch für den Sportverein im kleinen Heimatdorf einsetzen. Aber wie organisiert man die Zusammenarbeit, wenn das eigene Team oder auch Engagementgebende und –nehmende an unterschiedlichen Orten leben und arbeiten? Antworten auf diese Frage gab die Referentin, indem sie verschiedene digitale Tools vorstellte, die Sie und ihre Kolleg/innen selbst für ihre Kommunikations- und Arbeitsprozesse nutzen.

Digitale Tools erfordern mündige Entscheidungen!

Welches Tool man für welche Prozesse nutzt, müsse immer das Resultat einer mündigen Entscheidung sein, betonte sie. Dafür sei es wichtig, sich zunächst bewusst zu machen, welche Prozesse man digitalisieren oder mithilfe eines Tools neu organisieren möchte. Jedes Tool sollte dann genau daraufhin geprüft werden, ob es die gewünschte Funktion erfüllt. Da die meisten digitalen Tools für kollaboratives Arbeiten und Projektmanagement mehrere Funktionen anbieten, müsse man im Team zudem klare Vereinbarungen darüber treffen, welches Tool für welchen Prozess verwendet wird. Andere Funktionen, die nicht benötigt werden, könne man häufig auch deaktivieren.

Trello-Bären und Slack-Giraffen: Experten-Teams als Brückenbauer

In der anschließenden Diskussion um die Frage, welche Arbeitsprozesse sich in Freiwilligenagenturen digital darstellen lassen, wurde deutlich wie wichtig es ist, bei der Einführung neuer Tools alle Kolleg/innen von Beginn an mitzunehmen. Dafür biete es sich an, eine/n Verantwortliche/n im Team für das Tool zu bestimmen, der/die Kolleg/innen bei Bedarf unterstützt, so Anne-Sophie Pahl. Im youvo-Team gebe es z.B. einen sogenannten „Trello-Bären“, der dafür Sorge trägt, dass das digitale Projektmanagement-Tool „Trello“ von allen so genutzt wird, wie vereinbart. Für den sanften Einstieg könne man damit beginnen, sich das Tool live im Team anzusehen, eine kurze Einführung zu gestalten und den Anmeldeprozess gemeinsam einmal durchzuführen. Mit Unsicherheiten und Widerständen Einzelner müsse man sehr sensibel umgehen und ganz genau hinsehen, wie der/die Mitarbeiter/in das Tool nutzt, um individuelle Schwierigkeiten ausräumen zu können, so ihr Rat.

Tatkräftig ist toolkräftig

Nach der Mittagspause zeigte Miriam Schwartz, Vorsitzende von tatkräftig e.V., am eigenen Beispiel, mit welchen digitalen Werkzeugen verschiedene Kernprozesse in Freiwilligenagenturen, z.B. die Gewinnung von Freiwilligen, die Vermittlung zwischen Freiwilligen und Einsatzorten, aber auch allgemeine interne Prozesse der Projektabwicklung und Arbeitsorganisation digitalisiert und automatisiert werden können. Als Freiwilligenagentur hat sich tatkräftig e.V. auf die Vermittlung von Freiwilligengruppen im Rahmen von Tageseinsätzen spezialisiert. Freiwillige können sich über ein Online-Formular als Gruppe mit einem ungefähren Projektwunsch – z.B. nach körperlich aktiven oder betreuenden Einsätzen – melden. Das tatkräftig-Team sucht daraufhin unter den registrierten Kooperationspartnern eine individuelle Engagementgelegenheit. Gemeinnützige Organisationen, die auf Unterstützung bei der Umsetzung zusätzlicher Ideen und Aufgaben durch Freiwilligengruppen angewiesen sind – z. B. bei einem anstehenden Sommerfest oder um den Garten winterfest zu machen, können als  Kooperationspartner des tatkräftig e.V. ebenfalls ihre umzusetzenden Vorhaben über ein Online-Formular auf der Website einreichen.

22 Arbeitsschritte von der ersten Anfrage bis zur letzten Dankesmail

Die Schnittstelle zwischen Freiwilligen und Einsatzorten bildet bei tatkräftig e.V. die Wordpress-basierte Website. Insgesamt 22 standardisierte Arbeitsschritte gilt es von der ersten Anfrage einer Organisation oder einer Freiwilligengruppe bis zur letzten Dankesmail im Nachgang des Einsatzes zu erledigen. Das zeigt die entsprechende Liste für die Freiwilligenvermittlung an, die neben anderen Aufgabenlisten, z.B. für die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins oder das Fundraising, von allen Teammitgliedern in dem Projektmanagement-Tool „teamwork“ eingesehen und ergänzt werden können. Die in Vollzeit angestellte Freiwilligenvermittlerin des tatkräftig e. V. trägt die Verantwortung für alle 22 Arbeitsschritte – vom Kontakt zum Einsatzort bis zur Suche einer passenden, ehrenamtlichen Begleitperson für die Freiwilligen bei ihrem Einsatz. Ein anderes Werkzeug, „salesforce“, wird als Kontakt- und Projektdatenbank genutzt.  Darüber hinaus kann man in „salesforce“ z. B. anhand der hinterlegten Daten zu einem Tageseinsatz ein standardisiertes Projektdatenblatt mit Infos zu Einsatzort, anstehenden Aufgaben und den Kontaktdaten aller am Einsatz beteiligten Personen generieren. Die interne Teamorganisation finde wiederum in einer Whatsapp-Gruppe statt, berichtete Miriam Schwartz. Die Automatisierung verschiedener Prozesse durch die parallele Nutzung verschiedener digitaler Werkzeuge funktioniere auch, weil einige der Tools die Möglichkeit der Verknüpfung und des Datentransfers böten, erklärte sie weiter. 

In der anschließenden Diskussion wurde insbesondere das Potenzial einiger von der Referentin vorgestellten Anwendungen für die Standardisierung  immer wiederkehrender Arbeitsabläufe betont. 

Nutzerfreundlichkeit vor Datenschutz?

Ein Thema, das alle Anwesenden gleichermaßen beschäftigte, war die Frage nach dem Datenschutz. Beide Referentinnen berichteten von ihren Erfahrungen, dass digitale Tools mit einer hohen Funktionalität leider bisher meist den Makel eines geringeren Standards im Datenschutz mit sich brächten. Das liege in der Regel daran, dass sie auf Servern in Ländern liegen, die weniger strenge Datenschutzbestimmungen haben – wie z.B. die USA.  Grundsätzlich seien daher Tools, die auf einem deutschen oder europäischen Server liegen, in puncto Datenschutz eher zu empfehlen. Auch hier müsse eine mündige Entscheidung getroffen werden, welchem Kriterium man den Vorzug gibt – der Nutzerfreundlichkeit oder dem Datenschutz.

In der Abschlussrunde hatten alle Teilnehmer/innen Gelegenheit, Ideen zum Thema „Engagement und Digitalisierung“ zu benennen. Dabei zeigte sich deutlich der Wunsch weitere digitale Werkzeuge und Anwendungen für den Alltag in einer Freiwilligenagentur kennen zu lernen.

Hinweis: Links zu den im Text erwähnten digitalen Werkzeugen – und einigen mehr – finden Sie in den Präsentationen der beiden Referentinnen.

Dateien:
youvo_Digitale_Werkzeuge_fuer_soziale_Organisationen.pdf
tatkraeftig_Digitalisierung.pdf

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