Sie befinden sich hier

Inhalt

Qualitätsmanagementsystem (QMS)

Ab 2019: Das neue Qualitätsmanagementsystem (QMS) der bagfa - Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen

Ganz nah am Agenturalltag: Der Aufbau des neuen QMS

Das bagfa-Qualitätsmanagement bringt Struktur in den Arbeitsalltag der Freiwilligenagenturen. Zusammen mit Freiwilligenagenturen hat die bagfa ein QMS entwickelt und immer wieder aktuellen Herausforderungen und Fragestellungen angepasst. Freiwilligenagenturen nutzen es seit über 10 Jahren, um die Qualität ihrer Arbeit zu prüfen, neu herzustellen und nachhaltig abzusichern.

Auch das 2019 neu erscheinende QMS Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen bietet wieder die erfolgreiche Mischung aus Bestandsaufnahme und Zukunftsvision.  Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen kann eine Steuerungs- und Organisationsentwicklungsfunktion übernehmen. Mit seinen alltagsnahen Definitionen können Anforderungen von innen (z.B. Veränderungen im Team) und von außen (z.B. durch gesellschaftliche Wandlungsprozesse) einfacher nachvollzogen und bewältigt werden. Zudem können eigene Stärken und Entwicklungspotenziale analysiert werden. Damit wird auch der Wert der eigenen Arbeit besser sichtbar.

Mit Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen wird die Arbeit Ihrer Agentur auch transparenter nach außen - gegenüber Freiwilligen, Organisationen, Förderern und der Öffentlichkeit. Es trägt dazu bei, Verfahren zu etablieren, die nachvollziehbare und verbindliche Standards für Arbeitsvorgänge sicherstellen und damit eine verbesserte Orientierung an den Interessen und Wünschen der Adressaten ermöglicht. Es unterstützt Sie dabei, Ihre Positionen und Aufgabenbereiche als Freiwilligenagentur zu schärfen und diese zu präsentieren.

Im Zentrum von Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen stehen fünf Bereiche mit jeweils drei Handlungsfeldern, die die Arbeit von Freiwilligenagenturen beschreiben. Diese Bereiche bilden für eine Freiwilligenagentur relevante Aufgabenschwerpunkte und Arbeitsprozesse ab:

  • Bereich 1 Angebote für Freiwillige und Organisationen
    • Handlungsfeld 1: Information
    • Handlungsfeld 2: Beratung und Austausch
    • Handlungsfeld 3: Vermittlung
  • Bereich 2 Projekte und Kooperationen von Freiwilligenagenturen
    • Handlungsfeld 1: Entscheidungskriterien für Projekte
    • Handlungsfeld 2: Projektumsetzung
    • Handlungsfeld 3: Kooperationen
  • Bereich 3 Interessenvertretung für bürgerschaftliches Engagement
    • Handlungsfeld 1: Positionierung
    • Handlungsfeld 2: Netzwerke
    • Handlungsfeld 3: Einfluss nehmen
  • Bereich 4 Aufbau und Organisation der Freiwilligenagentur
    • Handlungsfeld 1: Arbeitsstrukturen
    • Handlungsfeld 2: Kompetenzentwicklung
    • Handlungsfeld 3: Leiten und Entscheiden
  • Bereich 5 Finanzierung der Freiwilligenagentur
    • Handlungsfeld 1: Finanzverwaltung
    • Handlungsfeld 2: Mittelbeschaffung
    • Handlungsfeld 3: Finanzierungsstrategie

Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen basiert auf einer Selbstbewertung. Je mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Freiwilligenagentur sich daran beteiligen, desto nachhaltiger die Wirkung und umso größer die Akzeptanz.

Vorteile des QMS

Keine Frage – Qualitätsmanagement kostet Zeit und Geld. Doch die Investition zahlt sich aus: Unser QMS wirkt positiv – nach innen und außen. Es

  • …ist von Freiwilligenagenturen für Freiwilligenagenturen entwickelt worden.
  • …bildet die wesentlichen Arbeitsbereiche von Freiwilligenagenturen ab
  • …unterstützt durch seine Materialien Freiwilligenagenturen bei der verlässlichen Organisation und Reflexion ihrer Arbeit.
  • …stellt für alle Mitarbeitenden nachvollziehbare Verfahren und Arbeitsvorgänge sicher.
  • …trägt zur Teamentwicklung bei.
  • …erleichtert das Einarbeiten neuer Mitarbeitender.
  • …hilft bei der Ermittlung und Überprüfung von Zielen.

Nach über einem erfolgreichen Jahrzehnt: ein neues QMS für Freiwilligenagenturen ab 2019

Seit Gründung der bagfa im Jahre 1999 ist die Beschäftigung mit der Qualität in der Arbeit von Freiwilligenagenturen und die Entwicklung unterstützender Formate und Leitfäden ein Kernanliegen ihrer Arbeit. Ein wichtiger Bestandteil ist dabei ein eigens für Freiwilligenagenturen entwickeltes Qualitätsmanagementsystem zur Überprüfung und Weiterentwicklung der eigenen Arbeit. Der hohe Zuspruch sowohl von Seiten der Freiwilligenagenturen als auch durch Politik, Fachöffentlichkeit und Kooperationspartner zeigt, dass die systematische Beschäftigung mit Qualität inzwischen als Arbeitsinstrument etabliert und anerkannt ist.

Das Qualitätsmanagementsystem wurde in seiner Geschichte immer wieder modifiziert und an aktuelle Fragestellungen für Freiwilligenagenturen angepasst. Es erreichte 2017 die 15. Auflage. Um der Veränderung von Arbeitsschwerpunkten der Freiwilligenagenturen gerecht zu werden und auch Themen im Qualitätsmanagement abzubilden, die dort – aus heutiger Sicht – bislang eine zu kleine Rolle gespielt haben (wie z.B. die „Interessensvertretung für bürgerschaftliches Engagement“) erscheint 2019 mit „Erfolgreich Arbeiten in Freiwilligenagenturen ein grundlegend verändertes Qualitätsmanagementsystem der bagfa.

Es baut zwar auf dem bisherigen QMS auf, definiert Schwerpunkte in der Arbeit von Freiwilligenagenturen aber neu und schafft damit eine Grundlage für mindestens zehn weitere erfolgreiche Jahre Qualitätsmanagement.

QMS-Handbuch erwerben

Das neue QMS-Handbuch können Sie Anfang 2019 bei der bagfa erwerben. Wenn Sie schon jetzt vorbestellen möchten, senden Sie eine E-Mail an bagfa@remove-this.bagfa.de. Freiwilligenagenturen, die bereits ein Qualitätssiegel besitzen, bekommen das neue Handbuch automatisch kostenfrei zugeschickt.

Bereiche? Selbstbewertung? Digitale Nachweisführung? Wir lassen Sie nicht allein!

Die bagfa steht Freiwilligenagenturen zu allen Fragen rund um das Qualitätsmanagementsystem, wie: „Was ist ein Nachweis?“, „Wie schaffe ich es, QMS in den Arbeitsalltag zu integrieren?“ gerne zur Verfügung. Zweimal jährlich bieten wir das Seminar  „QMS für Einsteiger - Erfolgreich arbeiten in Freiwilligenagenturen" an, das einen praxisnahen Zugang zum Qualitätsmanagement gibt.

Weitere Information und Beratung

Henning Baden; bagfa@remove-this.bagfa.de; Tel.: 030 - 27 01 24 38

     

Kontextspalte