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Qualitätsmanagementsystem (QMS)

Qualität heißt: Gute Arbeit machen, auch wenn gerade niemand hinschaut

Sieben auf einen Streich oder doch eher ein Buch mit sieben Siegeln? Das bagfa-Qualitätsmanagement mit seinen sieben Kernprozessen bringt Struktur in den Arbeitsalltag der Freiwilligenagenturen.
Zusammen mit Freiwilligenagenturen hat die bagfa das QMS entwickelt und immer wieder aktuellen Herausforderungen und Fragestellungen angepasst. Freiwilligenagenturen nutzen es seit über 10 Jahren, um die Qualität ihrer Arbeit zu prüfen, neu herzustellen und nachhaltig abzusichern.

„Man muss es mal ehrlich sagen: QM macht Arbeit, mächtig viel Arbeit und das in regelmäßig wiederkehrenden Abständen. Wir geben frank und frei zu: Manchmal sind wir genervt von Kernprozessen, Einstufungen und der Papiersammelei. Und trotzdem sagen wir ‚es lohnt sich doch‘! Und zwar nicht, wenn gerade eine Zertifizierung anliegt, sondern weil sich das QM-Gedankengut ganz subkutan in unsere organisationalen Prozesse einschleicht und so immer wieder dazu beiträgt, dass wir qualitätsvoller, besser, organisierter werden. Und das wollen wir, immer!“
Birgitt Pfeiffer, Leiterin Freiwilligen-Agentur Bremen

Ganz nah am Agenturalltag: Der Aufbau des QMS

So individuell, so praxistauglich und so unbürokratisch wie möglich: Das bagfa - QMS ist auf die Arbeit von Freiwilligenagenturen zugeschnitten und berücksichtigt ihre unterschiedlichen Strukturen. Es konzentriert sich auf sieben Arbeitsschwerpunkte und definiert Qualitätskriterien für die
Kernprozesse:

  • Information und Beratung von Freiwilligen
  • Information und Beratung von Organisationen
  • Personal- und Kompetenzentwicklung für freiwillige und berufliche Mitarbeiter/innen der Freiwilligenagentur
  • Arbeitsstrukturen in der Freiwilligenagentur
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Entwicklung neuer Angebote und Projekte
  • Finanzen

Jedem Kernprozess sind Leitsätze vorangestellt, die die Idee und Ausrichtung dieses Prozesses beschreiben. Im nächsten Schritt wurden für jeden der Kernprozesse drei Merkmale ausgewählt. Diese ausgewählten Merkmale stehen für Teilaufgaben des jeweiligen Kernprozesses, die für eine qualitativ gute und erfolgreiche Arbeit besonders wichtig sind. Für jedes Merkmal wurden schließlich Qualitätsstandards definiert, mit deren Hilfe jede Freiwilligenagentur eine Bewertung ihrer Arbeit vornehmen kann. Diese Bewertung und die dabei erreichten Punktwerte in den einzelnen Qualitätsstandards sind die Grundlage für die Vergabe des Qualitätssiegels.

Unser QMS basiert auf einer Selbstbewertung. Je mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Freiwilligenagentur sich daran beteiligen, desto nachhaltiger die Wirkung und umso größer die Akzeptanz.

Vorteile des QMS

Keine Frage – Qualitätsmanagement kostet Zeit und Geld. Doch die Investition zahlt sich aus: Unser QMS wirkt positiv – nach innen und außen. Es

  • …ist von Freiwilligenagenturen für Freiwilligenagenturen entwickelt worden.
  • …bildet die wesentlichen Kernbereiche von Freiwilligenagenturen ab
  • …hält einen Leitfaden bereit, der Freiwilligenagenturen die verlässliche Organisation und Reflexion ihrer Arbeit ermöglicht.
  • …stellt für alle Mitarbeitenden nachvollziehbare Verfahren und Arbeitsvorgänge sicher.
  • …trägt zur Teamentwicklung bei.
  • …erleichtert das Einarbeiten neuer Mitarbeitender.
  • …hilft bei der Ermittlung und Überprüfung von Zielen.

QMS-Handbuch erwerben

Das QMS-Handbuch können Sie unter qms@remove-this.bagfa.de bestellen. Die Kosten betragen 50 Euro für bagfa-Mitglieder und 200 Euro für Nicht-Mitglieder.

Kernprozesse? Selbstbewertung? Nachweise? Wir lassen Sie nicht allein!

Die bagfa steht Freiwilligenagenturen zu allen Fragen rund um das Qualitätsmanagementsystem, wie: „Was ist ein Nachweis?“, „Wie schaffe ich es, QMS in den Arbeitsalltag zu integrieren?“ gerne zur Verfügung. Zweimal jährlich bieten wir den Workshop „QMS für Einsteiger“ an, der einen praxisnahen
Zugang zum Qualitätsmanagement gibt. Webinare geben zusätzlich online einen Vorgeschmack auf die Arbeit mit dem QMS.

„Das bagfa-QMS strukturiert unsere jährliche Rückschau und Planung in wertvoller Weise und
unterstützt damit unseren Reflexionsprozess.“

Carolin Goydke, Leiterin Freiwilligen Zentrum Hamburg

Weitere Information und Beratung

Henning Baden/ Birgit Weber; qms@bagfa.de; Tel.: 030 - 27 01 24 38

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