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Qualitätsmanagement

Ziel der bagfa ist es, Freiwilligenagenturen in ihrer Rolle als lokale Experten und Anlaufstellen des bürgerschaftlichen Engagements zu stärken. Ein wichtiger Bestandteil zur Erreichung dieses Ziels ist das eigens für Freiwilligenagenturen entwickelte bagfa-Qualitätsmanagementsystem.

Das QMS unterstützt Freiwilligenagenturen, Qualität immer wieder neu herzustellen und abzusichern und nach „innen“ und nach „außen“ darzustellen.

Nutzen des QMS

Analyse der Ist-Situation: Auf der Grundlage des QMS ermittelt jede Freiwilligenagentur ihre IST-Situation und kann daraus ein Stärken-Schwächen-Profil ableiten und Verbesserungsmaßnahmen initiieren.

Zielorientiertes Arbeiten und strukturierte Arbeitsplanung: Interne Arbeitsabläufe werden strukturierter und transparenter. Mittel- und langfristig ergibt sich dadurch eine (zeitliche) Entlastung der Agentur.

Weiterentwicklung planen und systematisch umsetzen: Aus der Bewertung können Entwicklungsvorhaben abgeleitet werden, die dann systematisch umgesetzt werden.

Einbeziehung der Mitarbeiter/innen: Das kann von beliebig vielen beruflichen und freiwilligen Mitarbeiter/innen angewandt werden. Je größer die Beteiligung, desto höher die Akzeptanz des QMS und desto nachhaltiger seine Wirkung.

Einfaches Dokumentationssystem: Das bagfa-QMS ist kein „Papiertiger“. Das Dokumentationssystem lässt den Nutzer/innen großen Spielraum, um ihre Arbeit individuell darzustellen.

Feedback durch Bewerter/innen und Auditor/innen: Neben der Kontrollfunktion gibt es ein inhaltliches Feedback zur Weiterentwicklung der Arbeit.

 

Botschaft nach außen

Mit dem bagfa-QMS wird die Arbeit der Freiwilligenagentur auch transparenter nach außen - gegenüber Freiwilligen, Organisationen, Förderern und der Öffentlichkeit. Es ermöglicht durch nachvollziehbare und verbindliche Standards für die Arbeitsvorgänge der Freiwilligenagentur eine verbesserte Orientierung an den Interessen und Wünschen der Adressaten. Gleichzeitig kann das Qualitätssiegel öffentlichkeitswirksam eingesetzt werden, um die eigene Marktposition zu verbessern; insbesondere im Hinblick auf Zuwendungsgeber.

 

Die sieben Kernprozesse des QMS

Im Zentrum des QMS-Handbuches stehen sieben Kernprozesse. Diese sieben Kernprozesse bilden für eine Freiwilligenagentur relevante Aufgabenschwerpunkte und Arbeitsprozesse ab:

Die Kernprozesse sind nach einem einheitlichen Konzept aufgebaut. Dieses Konzept konkretisiert jeden Kernprozess in den folgenden drei aufeinander aufbauenden Schritten:

Kernprozess 1 Information und Beratung von Freiwilligen

Kernprozess 2 Information und Beratung von Organisationen

Kernprozess 3 Personal- und Kompetenzentwicklung für freiwillige und berufliche Mitarbeiter/innen der Freiwilligenagentur

Kernprozess 4 Arbeitsstrukturen in der Freiwilligenagentur

Kernprozess 5 Öffentlichkeitsarbeit

Kernprozess 6 Entwicklung neuer Angebote und Projekte

Kernprozess 7 Finanzen

Jedem Kernprozess sind Leitsätze vorangestellt, die die Idee und Ausrichtung dieses Prozesses beschreiben. Im nächsten Schritt wurden für jeden der Kernprozesse drei Merkmale ausgewählt. Diese ausgewählten Merkmale stehen für Teilaufgaben des jeweiligen Kernprozesses, die für eine qualitativ gute und erfolgreiche Arbeit besonders wichtig sind. Für jedes Merkmal wurden schließlich Qualitätsstandards definiert, mit deren Hilfe jede Freiwilligenagentur eine Bewertung ihrer Arbeit vornehmen kann. Diese Bewertung und die dabei erreichten Punktwerte in den einzelnen Qualitätsstandards sind die Grundlage für die Vergabe des Qualitätssiegels.


QMS-Handbuch erwerben

Das QMS-Handbuch können Sie unter qms@remove-this.bagfa.de bestellen. Die Kosten betragen 50 Euro für bagfa-Mitglieder und 200 Euro für Nicht-Mitglieder.

 

Einsteiger-Workshops

Die bagfa bietet mehrmals im Jahr Einsteiger-Workshops zum QMS an, in denen Grundlagen zum Qualitätsmanagement in Freiwilligenagenturen vermittelt werden und die Arbeit mit dem QMS-Handbuch vorgestellt wird. Freiwilligenagenturen, die neue Mitglieder der bagfa werden, können im ersten Jahr der Mitgliedschaft kostenfrei am Einsteiger-Workshop für das QMS teilnehmen.

Aktuelle Veranstaltungen

Weitere Information und Beratung

Henning Baden/ Birgit Weber; qms@remove-this.bagfa.de; Tel.: 030 - 27 01 24 38

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